Roster Associé Administratif et Financier, Madagascar (Antananarivo et autres lieux d`affectations), (Toliara)

undp - Antananarivo, Madagascar | 2024-08-23 12:31:47

Background

 
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

 
<Job Purpose and Organizational Context>

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) travaille avec les pays afin d’élargir la gamme des choix dont on dispose pour un avenir plus juste et durable et de construire le monde envisagé dans le Programme de développement durable à l’horizon 2030, un équilibre trouvé entre la planète et les personnes. Le défi de la période 2022-2025 est d’accélérer et d’intensifier considérablement les résultats en matière de développement afin de remettre les objectifs à portée de main. À cette fin, le PNUD soutient le changement dans trois directions :

  • La transformation structurelle, notamment les transitions verte, inclusive et numérique ;
  • Ne laisser personne de côté, une approche fondée sur les droits, centrée sur le pouvoir d’action et le développement humains ;
  • Renforcer la résilience pour répondre à l’incertitude et au risque systémique.

A Madagascar, le PNUD a établi son programme-pays pour la période de 2024-2028 en contribution au Plan-cadre de coopération des Nations unies pour le développement durable (UNSDCF), convenu entre le Gouvernement de Madagascar et le Système des Nations Unies, et est aligné à la Politique Générale de l’Etat Malagasy qui définit comme leviers stratégiques : (i) le capital humain ; (ii) l’industrialisation et la transformation économique ; et (iii) la gouvernance et l’état de droit. Ainsi, le programme du PNUD à Madagascar est articulé autour des trois priorités stratégiques suivantes : renforcement de la bonne gouvernance, état de droit paix et sécurité ; amélioration de la productivité du travail et création d’emplois productifs pour des revenus décents et une économie compétitive ; renforcement d’une gestion environnementale durable, résiliente et inclusive

Dans le cadre de la mise en œuvre dudit programme de coopération 2024-2028, le PNUD envisage le recrutement d’un ou plusieurs Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e) de projets. A cet effet, le bureau du PNUD à Madagascar souhaite mettre en place une réserve de recrutement (roster) pour la fonction d’Associé Administratif et Financier de projet pour le PNUD et les agences affiliées. Afin de préparer ces recrutements, le Bureau du PNUD Madagascar souhaite constituer rapidement une liste de réserve de candidatures et c’est dans ce cadre qu’il lance le présent avis d’appel à candidature. 
 

Duties and Responsibilities

 
<Enter Duties and Responsibilities here>

Soutient en gestion financière:
  • Participer à l`élaboration du budget, du Plan de Travail Annuel et des plan opérationnels ;
  • Faire le suivi budgétaire ;
  • Gérer les trésoreries ;
  • Préparer toutes les demandes de paiement, la tenue des dossiers financiers et la préparation des rapports financiers exigés conformément aux règles et procédures financières de mise en œuvre nationale ;
  • Classer les pièces et les documents du programme ;
  • Etablir les états financiers : état des décaissements, rapprochement bancaire
  •  et suivi des travaux d’audit
  • Assurer la liaison sur la conduite de l’audit du projet et assurer l’accès des auditeurs aux documentations du projet, au personnel et aux institutions impliquées dans le projet
  • Faire le suivi des exercices d’audit du projet.

Soutient en gestion administrative : 

  • Tenir des registres et des fichiers de documentation et des rapports technique et financier ;
  • Suivre les dossiers d`acquisition des biens et des services ; 
  • Appuyer le Coordonnateur dans la rédaction des rapports et dans le suivi des activités d`évaluation du projet ; 
  • Prendre des notes lors de réunions du projet et rédiger les correspondances au besoin

Soutient gestion logistique :

  • Aider à l’organisation d’évènements (réunions, séminaires, ateliers, formations, missions, etc.) et assurer les arrangements logistiques appropriés ; 
  • Gérer les stocks de fournitures de bureau et consommables informatiques ; 
  • Préparer les arrangements de voyage internes et externes pour le personnel du projet et
  • Suivre l`utilisation des véhicules ;
  • Mettre à jour l`inventaire des biens durables ;
  • Soutenir l’achat de biens et services, suivre l`émission des contrats et des paiements ainsi que le maintien, le développement et la mise à jour d`un registre des actifs
  • Entreprendre d’autres tâches exigées par le projet

Facilitation de l’acquisition et du partage des connaissances :

  • Contribue à l’organisation de formations pour le personnel du projet sur l’administration, la logistique et les finances ;
  • Synthèse des leçons apprises et des pratiques exemplaires en matière de gestion administrative et financière ;
  • Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique

Appui au renforcement de capacités nationales en administration et opérations de projet :

- Appui dans la demande d’avance et la préparation des rapports financiers trimestriels (FACE) des partenaires nationales

- Appui dans l’analyse et l’approbation trimestriel du rapport combiné de dépenses (CDR)

- Appui dans le suivi et la mise à jour des outils de suivi en matière opérationnel du projet 

- Contribue à l’organisation de renforcement de capacités pour les partenaires du projet sur l’administration, la logistique et les finances (processus HACT) ;

- Le titulaire exécute d`autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l`Organisation.

Competencies
 
Core  
Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements 
Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible 
Act with Determination:  LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination 

 

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) 

Thematic Area Name Definition
Finance Budget management Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets
Administration & Operations Events management (including retreats, trainings and meetings) Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc.
Business management Project Management Ability to plan, organise, prioritise and control resources, procedures and protocols to achieve specific goals

Business Management

 

 Results-based Management Ability to manage programmes and projects with a focus at improved performance and demonstrate results
Administration & Operations Documents and records management Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving
     

 

  
 
Required Skills and Experience

 
Education:
  • L`enseignement secondaire est requis. Ou Un diplôme universitaire en gestion administrative, gestion financière, gestion des projets, comptabilité contrôle ou audit ou tout autre domaine connexe sera dument pris en considération mais pas un requis.
Experience:
  • Avoir au minimum 6 ans d’expérience (avec le diplôme d’études secondaires) ou 3 ans d’expérience (avec le diplôme de Licence) dans les domaines de l’appui administratif et financier aux projets de développement est requis.
  • Avoir de l’expérience dans l`assistance à la gestion de projets en soutenant les processus administratifs et opérationnels ;
  • Expérience dans l`assistance à la gestion des biens et à l’appui logistique ;
  • Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des feuilles de calcul et de bases de données.
  • Avoir une expérience antérieure avec le PNUD, le SNU ou des ONGs internationales ;
  • Expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web et de finances ERP, de préférence PeopleSoft.
  • Capacité prouvée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler en équipe, bonnes relations interpersonnelles, attitude flexible, capacité à travailler sous pression;
  • Capacité prouvée à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante et au sein d`une équipe ;

Langue:

  • Maîtrise du français parlé et écrit est requis;
  • Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout.

NB: En soumissionnant les candidats doivent préciser la région de leur choix. 

Disclaimer

 

 
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 

 
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

 
Applicant information about UNDP rosters

 
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

 
Non-discrimination

 
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.  

 
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status. 

 
Scam warning

 
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.


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